ОК и О является основным источником комплектования библиотечного фонда Межпоселенческой центральной библиотеки, Межпоселенческой детской библиотеки, 21 сельских  библиотек – филиалов Нуримановской ЦБС с 1979 года.

В ОК и О работают:

главный библиотекарь отдела - Бадретдинова Раушания Закуановна

В функции ОК и О входят:

• подбор документов по каталогам источников комплектования
• техническая обработка поступающих изданий. Ежегодно отдел приобретает, обрабатывает и передает в фонды библиотек около 6-7 тыс. экз. книг, брошюр, журналов, открыток, календарей, плакатов, DVD, на башкирском, татарском, марийском языках
• ведение всех видов учета библиотечного фонда  ЦБС
• работа со справочным аппаратом в помощь комплектованию библиотечного фонда ЦБС: «Картотека экономического и культурного профиля района», «Картотека читательского профиля ЦБС», «Картотека до комплектования и текущего комплектования ЦБС»
• ведение учетного каталога, сводного алфавитного и систематического каталогов ЦБС, сводной картотеки периодических изданий ЦБС
• оформление подписки на газеты и журналы для всех библиотек ЦБС
• изучение состава и использования единого фонда ЦБС
• оказание методической помощи структурным подразделениям ЦБС в ведении учетных документов библиотечного фонда, каталогов библиотеки, картотек в помощь комплектованию библиотечного фонда
• составление отчетов и планов работы ОК и О

Общий фонд МБУ Нуримановская ЦБС на 01 января 2014 года составляет 296358 экз. документов.  Из них на башкирском языке 45405 экз., на татарском 19758 экз., на марийском 396 экз, на чувашском 12 экз. изданий.

МБУ Нуримановская ЦБС выписывает 96 наименований периодических изданий.

Информация о сохранности библиотечного фонда МБУ Нуримановской ЦБС.

        Основой функционирования любой библиотеки является ее фонд – упорядоченная совокупность документов, собираемых в библиотеке с ее функциями и задачами для хранения и предоставления их читателям библиотеки. Как и любой другой фонд, библиотечный фонд нашей системы, являясь культурным достоянием населения нашего района, частью совокупного книжного фонда республики, находиться под охраной государства согласно Конституции РФ, закона «Об объектах культурного наследия народов РФ», Национальной программы сохранения библиотечных фондов РФ, ФЗ «О библиотечном деле», «Закона РБ о библиотечном деле». Претворить в жизнь эти социальные функции помогают технологические процессы формирования библиотечного фонда: ее комплектование, учет, обработка документов, размещение и расстановка фонда, организация его хранения, использование фонда. 

        Объем библиотечного фонда  МБУ Нуримановской ЦБС  на 01. 01. 2014 г. составил 296358 экз. документов на различных носителях информации. Фонд ЦБС универсальный по типовому и видовому  содержанию документов. В его составе -  книги и брошюры, периодические издания, аудио - видеодокументы,  документы на оптических носителях информации – диски и СД – РОМы. Издания на русском, башкирском, татарском и марийском языках. Балансовая стоимость составил 6205281 руб. Учет библиотечного фонда осуществляется на основании  «Инструкции об учете библиотечного фонда» утвержденного приказом МК РФ от 02 декабря 1998 г. №590, согласно «Положению об ОК. и. О  ЦБС». Ответственность за хранение и использование фонда несут заведующие библиотек, в ведении которых они находятся. Проверка фондов структурных подразделений проводятся в соответствии с перспективными планами библиотек  и  согласно «Графика проверки библиотечного фонда» утвержденного  директором ЦБС. Плановая проверка фондов осуществляется в соответствии с письмом Министерства  финансов РФ «Об инвентаризации библиотечных фондов» от 04.11.1998 г. в  следующие сроки: наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно; редчайшие фонды – один раз в 3 года; фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет. В эту категорию входят и фонды наших библиотек. Проверка библиотечного фонда очень сложный и ответственный процесс, вызывающий много вопросов даже у опытных сотрудников библиотек. В нашей  системе она проводиться путем непосредственной сверки фонда с учетными документами библиотеки, т.е. с инвентарными книгами и с АК. Это хоть и очень медленный, но самый  простой  способ и отличается большой точностью. Проверка завершается составлением акта (форма №20) и списком отсутствующих изданий, если такие издания обнаружатся. Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются на заседании  комиссии  по сохранности фонда, который у нас проходит в конце каждого квартала. На основании решения  акт о списании передается  на утверждение директору ЦБС. Поскольку к фонду открытого доступа (а у нас в системе именно такой метод обслуживания читателей) допускается не только библиотекарь, но и читатель, то возникает производственный риск, связанный с увеличением возможности хищения книг со стороны читателя. Данную утрату квалифицируют как производственно-хозяйственный риск и списывают документы по акту (на основании п.18 «Положения о бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного приказом Минфина РФ от 26.12.1994 г. №170). В случае превышения норматива утраты документов по неустановленным причинам  могут приниматься меры к возмещению ущерба. Норматив утраты в связи с открытым доступом к фонду читателей составляет 0,2 % от ежегодной книговыдачи. В соответствии  с Законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996) обязательная  проверка фонда производится при смене материально ответственного лица на основании приказа директора. Сроки проверки при приеме-сдаче не регламентированы нормативными документами и оговариваются в приказе. В целях осуществления оперативной передачи принимается решение о проверке всего фонда или его части. В случаях экстренной передачи проводят выборочную проверку наиболее ценных, дорогостоящих и редких книг. Заключение комиссии  по сохранности фонда  оформляется в виде протокола заседания и передается вместе с актом на утверждение директору. Инвентаризация фондов библиотек или его части при смене работника структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды, приравнивается к очередному сроку. Сохранность библиотечного фонда обеспечивается путем организации его рационального использования, правильного учета, реставрации книг, воспитывая бережное отношение читателей к фонду.

         Многие библиотеки нашей системы расположены в приспособленных помещениях и, к сожалению, не всегда с соблюдением архитектурно-планировочных и строительных норм, размеров площадей и состояния помещения. Но все же работники ЦБС  стараются обеспечивать сохранность фонда и продлить физическое состояние документов, находя оптимальные решения при размещении библиотечного фонда, соблюдая по мере возможности световой и температурный режим. Регулярно проводятся санитарные дни (каждая последняя пятница месяца), принимаются меры по борьбе с грызунами, проводиться мелкий ремонт книг силами самих библиотекарей, подшиваются комплекты газет и журналов. Систематически ведется работа с задолжниками. Утерянные читателями книги заменяются равноценной литературой. Во всех структурных подразделениях ЦБС имеются в наличии средства противопожарной безопасности.

         Также одним из ключевых моментов в работе с фондом, является правильный учет выбытия документов из библиотечного фонда. Списание литературы производится ежегодно, но хочу заметить, что некоторые библиотекари сельских филиалов игнорируют данное правило. Нерегулярное очищение фонда от  устаревших по содержанию и ветхих  изданий приводит к накапливанию пассивной части фонда, тесноте и ее захламлению, что, конечно же, отрицательно сказывается на обслуживании читателей, рациональному использованию всего библиотечного фонда.

           Учет выбывающих изданий оформляется актами в соответствии с установленными правилами и «Инструкцией об учете библиотечного фонда». Основанием для исключения документов из фонда библиотеки служат следующие причины: - устарелость по содержанию; - ветхость (физический износ документов); - дублетность (излишняя экземплярность); - дефектность (стертый текст, вырванные страницы, надписи на стр. и т.д.); - не профильность; - утрата (открытый доступ, на выставках, частые переезды, как правило, в не соответствующие нормам и требованиям хранения и использования биб. фонда здания); - истечение сроков хранения информационных и специальных видов изданий с определенным сроком хранения; - передача документов в другие библиотеки.

Выбытие документов из фонда оформляется актом исключения и отражается в КСУ (во 2 части) и в формах индивидуального учета фонда (в инв. Книгах, АК). В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине. На каждый вид списания составляется акт в двух экз. (форма 12, 13), в который включается не более 1000 экз. В акты на исключение периодических изданий может быть включено более 1000 экз. (но это конечно не желательно, чтобы этого не было, необходимо списывать регулярно). К акту прилагается список документов, подлежащих списанию в алфавитном порядке и по языкам. В конце списка начертить таблицу, где исключаемая литература распределяется по отраслям знаний и на языках. Цены исключаемых из фонда документов необходимо сгруппировать по периодам их издания, чтобы один и тот же коэффициент переоценки относился к группе исключаемых документов. При оценке каждого издания за основу принимается его документально подтвержденная (по записям в учетных документах) первоначальная цена (цена приобретения), затем определяется ее восстановительная стоимость, т.е. пере оценочный коэффициент, установленный Правительством РФ. Вся процедура проделывается  для точного отражения балансовой стоимости  и снятия соответствующей суммы с баланса. Коэффициент переоценки в списке к акту об исключении должен указывать тот сотрудник, который составляет список. Как правило, это лицо материально ответственное за сохранность, библиотекарь структурного подразделения, в чьем ведении находится фонд, содержащий исключаемые документы. Подписи членов комиссии  по списанию удостоверяют правильность составленного списка. Нумерация актов продолжающаяся. Оба экз. акта передаются в ОК. для рассмотрения в комиссии по сохранности фондов. На очередном  заседании комиссии по сохранности фондов акты визируются  и передаются на утверждение директору ЦБС. После утверждения  один экз. акта возвращается в соответствующее подразделение системы. Второй экз. остается в ОК. Данные актов суммируются и записываются во второй части «Книги учета библиотечного фонда», ведущейся на общий фонд ЦБС. При исключении документов, не возвращенных читателями, к акту прикладываются документы, подтверждающие невозможность взыскания: справка из администрации с/с о смерти читателя или выбытия его, снятия с учета, с прописки, за пределы района, а также документ, подтверждающий о выдаче литературы читателю с его подписью (запись в читательском формуляре). Документы, принятые от читателей взамен утерянных, записываются в «Тетрадь учета книг  или других документов, принятых от читателей взамен утерянных», которая ведется в подразделениях ЦБ и библиотеках-филиалах.  На основании сделанных в ней записей составляются акты (форма №15) на поступление и выбытие, которые регистрируются в соответствующих частях «Книги учета биб. фонда». При расчетах с читателями принимаются во внимание дополнительные соображения (т. е рыночная цена, наценка). 

Документы, исключенные как непрофильные и излишне дублетные, могут быть переданы в другие библиотеки через обменные фонды или непосредственно из ЦБ или библиотеки-филиала. На переданную литературу составляется акт (форма №16). ( Но, к сожалению, из-за отсутствия помещения для обменно-резервного фонда, данный вид списания в нашей системе не может  быть использован).

         В заключение своего выступления хочу  сказать, что  основная цель нашей работы в  формировании фонда – достижение соответствия его состава задачам библиотеки и потребностям читателей.

                         Главный библиотекарь отдела - Бадретдинова Раушания Закуановна